6 Formate mit denen Sie Ihre Führung auf Distanz sofort verbessern

1) Vertrauen und Teamgefühl: Persönliches Daily

Der anhaltende Lockdown sorgt für Frustration und lässt immer mehr Mitarbeiter*innen die Decke auf den Kopf fallen. Oft fehlt der zwischenmenschliche Kontakt zu den Kolleg*innen. Umso wichtiger ist es, auch virtuell kleine persönliche Begegnungspunkte zu schaffen. Das tägliche 15-minütige Morgenmeeting aka „Daily“, in dem jede*r kurz von seinen Aufgaben für den Tag und Erfolgen vom Vortag berichtet, sollte deshalb im Teamalltag nicht fehlen. Wichtig hierbei: Es geht nur um ein kurzes Status-Update. Tiefergreifende Diskussionen oder bilaterale Gespräche sollten unbedingt außerhalb des Dailys stattfinden. Weil dies oft der einzige Zeitpunkt am Tag für einen gemeinsamen Austausch ist, integrieren Sie auch eine persönliche Komponente. Lassen Sie jedes Teammitglied kurz berichten – kostet keine 5 Minuten und schafft eine Extraportion Vertrauen und Teamgefühl.  

B&C Tipp: Holen Sie Ihre Mitarbeiter zum Tagesstart mithilfe einer Check-in-Frage ab. Mögliche Variationen:  

• Wettermeldung: Wie ist meine Stimmung heute? „Heiter“, „wolkig“, „trüb“?
• Mein Tageshighlight: Worauf freue ich mich heute am meisten?
• Superpower: Wenn ich mir heute ein Superkraft wünschen dürfte, welche wäre das und warum?

Der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Das Tool Tscheck-in generiert sogar automatisch passende Intro-Fragen. So kommt garantiert keine Langeweile auf.

2) Mitarbeiter individuell abholen: 1:1 Online–Mitarbeitergespräche

Einzelgespräche mit Ihren Mitarbeiter*innen sollten ohnehin fester Bestandteil Ihrer Führungspraxis sein. In Zeiten von Unsicherheit und Zusammenarbeit auf Distanz wird ein engmaschiger Kontakt zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden sowie regelmäßige Individualgespräche umso wichtiger.

B&C Tipp: Anstatt die zum Jahresbeginn anstehenden Mitarbeitergespräche zu verschieben oder sogar ausfallen zu lassen, sollten Sie die Chance nutzen und diese virtuell durchführen.

• Nutzen Sie unbedingt ein Video-Kommunikationstool. Besonders im persönlichen 1:1 kommt es auch auf Körpersprache, Mimik und Gestik an, um eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen.  
• Bereiten Sie das virtuelle Gespräch gut vor und messen Sie ihm die gleiche Wertigkeit wie einem vor Ort Gespräch bei.  
• Beziehen Sie sich auf das Corona-Jahr und erkennen Sie die Herausforderungen an, die die virtuelle Arbeit mit sich bringt. Ein Extra-Lob für Leistung und Flexibilität im letzten Jahr schadet an dieser Stelle nicht.
• Eventuell könnte das frühzeitige Anlegen einer Agenda sinnvoll sein, die vor dem Gespräch von beiden Seiten ergänzt werden kann. So stellen Sie sicher, dass allen wichtigen Anliegen ausreichend Zeit eingeräumt wird.  

3) Wertschätzung: Virtuelles Feedback

Erinnern Sie sich an den Motivationsschub, den Sie gespürt haben, als Ihnen jemand zuletzt wertschätzendes Feedback gegeben hat? Gerade im aktuellen Lockdown und nach Monaten im Home-Office können ein paar anerkennende Worte eine große Wirkung haben.  

B&C Tipp: Lassen Sie Ihren Mitarbeiter*innen regelmäßig kleine Wertschätzungen zukommen. Virtuelle Kollaborationstools wie Microsoft Teams bieten z.B. eine integrierte Möglichkeit „digitales Lob“ zu senden. Alternativ zu einer E-Mail (die keineswegs zu unterschätzen ist), können Sie hier auch eine virtuelle “Wow-Karte” mit einer persönlichen Nachricht versenden.

4) Einheitliche Leitplanken: Teamregeln festlegen

Gerade in der virtuellen, flexiblen Zusammenarbeit braucht es klare Regeln – beispielsweise zu den Themen Erreichbarkeit und Reaktionszeiten. Was zunächst banal klingen mag, kann für Mitarbeiter*innen eine echte Erleichterung sein, Konflikten vorbeugen und die Zusammenarbeit effektiver gestalten. SAP HR-Vorstand Cawa Yanousi schafft beispielsweise mit seiner E-Mail-Signatur eine klare Erwartungshaltung: “Meine Arbeitszeiten mögen nicht Ihren entsprechen. Bitte fühlen Sie sich nicht gezwungen außerhalb Ihrer normalen Arbeitszeiten zu antworten.”  

B&C Tipp: Erarbeiten Sie in einem gemeinsamen Meeting mit dem gesamten Team ein “Home-Office Regelwerk”. Folgende Leitfragen können Ihnen dabei helfen:  

• Wann sind wir erreichbar? Gibt es eine Kernarbeitszeit?  
• Wann ist unser Zeitraum für Meetings?  
• Welche Kommunikationskanäle nutzen wir für was?  
• Wie schnell antworten wir untereinander?  
• Welche Top 3 Dinge gelten für unsere digitale Netiquette?  

5) Den richtigen Rahmen schaffen: Ziele und feste Strukturen

Virtuelle Zusammenarbeit verlangt klare Ziele und feste Strukturen. Vielen Mitarbeiter*innen fällt es im Home-Office schwer, sich selbst zu strukturieren und zu fokussieren. Selbstmanagement ist kein Selbstläufer und wenn zusätzliche Stressoren wie die Kinderbetreuung dazu kommen, kann es schnell zur Überforderung kommen. Teams sollten deshalb mit klaren Wochenzielen arbeiten, die anhand von digitalen Aufgabentools, wie z.B. Trello oder Kanbanflow für alle transparent gemacht werden. Die Vereinbarung von unterschiedlichen Zeitphasen, z.B. feste Zeiträume für Meetings und Fokuszeiten können Mitarbeiter*innen zusätzlich Struktur bieten und bei der Erfüllung der Wochenziele helfen.

B&C Tipp: Starten Sie Ihre Woche mit einem gemeinsamen „Ziele-Meeting“. Dies kann auch in ein ausgeweitetes Daily integriert werden. Legen Sie gemeinsam mit Ihrem Team folgendes fest:  

• Top 3 Teamziele: Wenn wir diese Woche nur 3 Dinge schaffen, welche sind das für uns als Team?
• Top Einzelziel: Welche eine Sache, sollten Ihre Mitarbeiter*innen diese Woche jeweils erledigen?  

Zum Ende der Woche erfolgt dann eine gemeinsame Reflexion der Zielerreichung. Eine Powerfrage zum Anstoß: “Wenn uns ein Außerirdischer diese Woche beobachtet hätte, was hätte er gedacht? Was würde er uns als Ratschlag mit auf den Weg geben?”

6) Austausch: Vernetzung mit anderen Führungskräften

Die Herausforderungen für Führungskräfte nehmen stetig zu. Die Pandemie und die Notwendigkeit Teams virtuell führen zu müssen, schafft zusätzlichen Druck. Die gute Nachricht? Ihren Kolleg*innen geht es ganz genauso. Deshalb nutzen Sie die Chance und tauschen Sie sich untereinander aus – denn “geteiltes Leid, ist oft halbes Leid”.  

B&C Tipp: Suchen Sie sich zwei bis drei Gleichgesinnte und verabreden Sie sich zu einem regelmäßigen lockeren, virtuellen “Führungsplausch”. Auf der Diskussionsagenda Ihres Jour Fixe könnten z.B. folgende Fragestellungen stehen:

• Was ist aktuell meine größte Herausforderung? Wie könnte ich sie lösen?
• Was habe ich in der letzten Zeit gelernt?
• Welche Tipps & Tricks helfen mir, um gut durch die virtuelle Zeit zu kommen?  

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